O ERP não apenas reduz custos e otimiza processos, mas também contribui para o crescimento e a competitividade sustentáveis da empresa. Segundo um levantamento de dados realizado pela Plataforma G2 Data Solutions, o sistema de ERP reduz os custos operacionais em 23%, os gastos administrativos em 22%, simplifica 70% dos processos manuais, e 95% das companhias obtêm melhorias consideráveis de redução do tempo gasto nos processos, aumento da colaboração entre setores e centralização dos dados corporativos, decorrentes do uso do software. Além disso 88% das empresas consideram que a implementação de um sistema ERP foi essencial para o sucesso do empreendimento.
Contudo não basta aderir um sistema de ERP e ficar de braços cruzados. Para garantir que a empresa alcance os melhores resultados possíveis, é importante ter clareza sobre metas e expectativas em relação ao investimento e acompanhar alguns processos chaves, a fim de garantir excelência e potencializar o sucesso no funcionamento da ferramenta.
Entenda o papel da Consultoria
Os provedores de ERP disponibilizam o software, mas cabe a uma empresa, geralmente consultoria parceira da marca realizar a implementação, treinamento, suporte. Por isso é necessário pesquisar muito sobre não só sobre o ERP que melhor se encaixa às necessidades do negócio, mas também sobre a escolha da empresa responsável pela implementação, treinamento e suporte, que são tão significativos quanto a própria ferramenta.
Essa empresa parceria desempenha um papel fundamental na maximização dos benefícios do ERP, e em caso de instabilidade, problemas, ou eventuais dúvidas, é imprescindível aciona-los o mais rápido possível para auxiliar na resolução de tais questões. O suporte adequado e a integração eficiente são aspectos que não devem ser negligenciados. Poucos sabem mas a implementação é um ponto decisivo para garantir máximo aproveitamento da solução, que só funcionará corretamente caso seja implementada de maneira adequada.
O relatório Digibee 2023 State of Enterprise Integration Report revela como integrações ruins impactam diretamente na eficiência dos negócios, lucratividade e inovação.
Segundo 42% dos entrevistados, o maior impacto são as práticas ineficazes, incluindo processos ineficientes e outros problemas que limitam a capacidade de sucesso da empresa.
Já para 39% dos respondentes, o problema é que integrações ruins impedem a inovação e para 38% o pior são os recursos desperdiçados e o tempo gasto nos projetos de manutenção.
Além disso, 36% dos especialistas ouvidos na pesquisa apontaram que integrações mal-feitas influenciam no tempo de resposta para determinadas mudanças no negócio, sendo que o comportamento do cliente impacta na lucratividade e na participação de mercado.
“O papel das integrações se torna cada vez mais visível em todos os setores de uma empresa, uma vez que esse serviço possibilita a inovação de um sistema legado em poucas semanas – e não mais em um longo processo que levava meses ou até anos para ser concluído. Uma vez que uma estratégia de integração empresarial é implementada, a companhia é capaz de alcançar eficiências econômicas significativas em toda a operação, o que beneficia o negócio como um todo e não em apenas na área de TI” – Peter Kreslins, CTO e co-founder da Digibee.
A implementação eficiente do software pode variar de 3 a 6 meses em condições normais, mas as particularidades e procedimentos específicos de cada empresa podem impactar significativamente esse prazo. Destaca-se a importância de uma metodologia sólida para garantir estimativas precisas. De acordo com pesquisa da Ultra Consultants, empresas bem-sucedidas na implementação do software destacaram a relevância da organização interna, apoio da gestão, adesão efetiva ao processo de implementação e programas de mudança bem estruturados. Uma consultoria especializada desempenha um papel crucial nesse contexto, contribuindo para otimizar o tempo de implementação e garantir resultados eficazes.
Acompanhe o Processo de Implementação
Organize uma equipe multidisciplinar que lhe permita implementar o ERP com sucesso. Este grupo inclui um gerente de projeto capaz de orientar os funcionários ao longo do processo. Também é fundamental que o gestor transmita o impacto que o novo sistema pode ter na organização.
Além do gerente, você precisará atribuir funções aos demais membros da equipe, para garantir que todas as etapas sejam realizadas de forma coordenada. Uma equipa multidisciplinar que inclui colaboradores com competências no setor das TI é uma vantagem que lhe permitirá agilizar o processo de implementação.
Será necessário que sua força de trabalho esteja preparada para as mudanças, isso pode ser alcançado por meio de um plano de gestão. Sendo um sistema que afetará todas as áreas da empresa e também a forma de trabalhar, é requisito preparar os colaboradores.
O plano consiste em comunicar a todos porque é importante implementar o ERP com sucesso e, sobretudo, como o software pode aumentar a produtividade da empresa, com impacto direto nos benefícios dos colaboradores.
Acompanhar a migração de dados pode ser a etapa mais delicada, pois envolve garantir excelencia na migração de todos os dados da sua empresa para o novo ERP. Portanto, é necessário ter pessoas qualificadas para realizar esta tarefa. A implementação do ERP com sucesso depende disso, portanto, entregue as informações detalhadas ao fornecedor, verifique todos os dados e exclua o que for desnecessário, e por fim verifique a integridade dos dados para garantir que o sistema seja eficiente.
Capacite os usuários
O software de ERP tem um grande número de funcionalidades e o treinamento é fundamental se você quiser aproveitar os benefícios que ele oferece, não adianta ter uma Ferrari se você não souber dirigir.
Após a implementação, os colaboradores precisam saber utilizar a ferramenta. Para isso, é possível estabelecer várias formas de treinamento, seja por meio virtual ou presencial, dividindo o treinamento em pequenos grupo de colaboradores com demandas de aprendizado mútuas. Asssim o processo se torna mais rápido, eficiente e tranquilo.
O ideial é que a prática adquirida por esses funcionários ao longo do tempo os tornem capazes de passar seus conhecimento adiante, facilitando o processo de onboarding.
Realize Testes Periodicamente
A fase de testes garantirá o bom funcionamento do seu ERP. É fundamental periodicamente aplicar testes de habilidade e conhecimento da ferramenta, principalmente após novas atualizações do sistema. Além de testes de aceitação, que incluem o funcionamento da base de dados, os elementos para cada área e a integração dos departamentos.
Integre novos recursos à medida que a empresa cresce
À medida que sua empresa cresce, os desafios não serão os mesmos, você precisará de mais funcionários, novas estratégias e, claro, novos recursos. Por isso, para saber como tirar o máximo de proveito de um ERP, você deve integrar estar por dentro dos módulos complementares e novidades que podem ser adquiridas para potencializar sua solução e ampliar a funcionalidade do sistema de gestão empresarial.
O Sistema ERP torna-se um software que permanecerá com você ao longo do tempo porque, além de oferecer variedade e inovação, é constantemente atualizado para se adaptar às mudanças nas circunstâncias do mercado.
Imagine que sua empresa começa a crescer rapidamente e expande para outros países. A integração de novos recursos possibilita encontrar soluções para novos desafios empresariais, conceber novas formas de aumentar as vendas, a produtividade e outros processos.
Acompanhe o retorno de investimento da ferramenta
O ROI é uma medida de desempenho que avalia a eficiência de investimento, utilizando como parâmetros o investimento realizado em mídia ou em um projeto e a receita correspondente obtida.
O cálculo do retorno financeiro (ROI) é de extrema importância para avaliar se o investimento está gerando resultados positivos, considerando a relação entre os benefícios financeiros obtidos com o ERP e o investimento realizado na plataforma.
Receita Bruta: É o produto da venda de bens e serviços. Em outras palavras, podemos afirmar que a Receita Bruta é a receita total decorrente das atividades-fim da organização.
Utilize o valor da receita que foi gerada a partir do uso do ERP. No caso, por exemplo, de um grupo de empresas que possui mais de uma marca, em que apenas uma delas utiliza a ferramenta em seus processos, a receita será unicamente proveniente da marca que contratou o ERP.
Investimento: O valor do investimento na plataforma.
O custo total da plataforma, sempre dependerá de diversos fatores como o tamanho da empresa, a quantidade de áreas e de operações, a complexidade dos processos e o volume de dados por exemplo. No cálculo mais completo o investimento abrange o valor da plataforma e os demais gastos diretamente relacionados ao seu uso, apenas se eles existirem. Por exemplo, se foi necessária a contratação de treinamentos, ou de colaboradores exclusivamente para uso da solução. Se não houver gastos extras, o valor do investimento será unicamente o custo pago pela plataforma.
Lembre-se
No contexto geral o ROI desejado é aquele em que o valor da receita é maior do que o investimento. Contudo é importante pontuar que, o retorno de investimento de um software de ERP pode aparecer de forma indireta e a longo prazo, por isso recomenda-se considerar um período anual de intervalo para o cálculo. Aproximadamente 28% das organizações que investiram em ERP obtiveram retorno (ROI) em um ano, e mais da metade (58%) em menos de dois anos. Apenas 15% demorou mais de três anos.
Por tanto para garantir resultados, use o ERP de forma estratégica, seguindo corretamente um plano de ação pré-estabelecido, com metas e objetivos definidos, e acompanhe métricas, KPIS, além de calcular o ROI periodicamente.