CRM vs. Excel, este é um assunto que é frequentemente investigado. Existem muitas empresas que desejam otimizar o relacionamento com seus clientes, mas ainda estão indecisas entre um sistema de CRM ou continuar usando planilhas para gerenciar a interação com seus compradores.
É importante saber que ambos têm suas características que os tornam ferramentas essenciais, mas sabemos que não é só isso que você quer saber, por isso mostraremos qual dos dois vence e por quê.
Principais diferenças entre um CRM e uma planilha
Como o tópico se concentra em um sistema de CRM x Excel, iremos diretamente ao que você está procurando. A seguir, mostraremos as diferenças entre as duas ferramentas e os motivos pelos quais um software de Relacionamento com o Cliente vence esse “embate”.
1. Organização de dados
Uma grande diferença entre o CRM e o Sheets é a organização. Essa segunda ferramenta é eficaz quando não se trata de um volume tão grande de informações, mas é um verdadeiro desafio para organizações maiores.
Isso significa lidar com arquivos em locais diferentes, acessar várias guias, além de lidar com dados duplicados, edições de documentos sem o conhecimento de todos e muito mais.
Da mesma forma, planejamento não é o forte das planilhas. Isso ocorre porque eles não podem fornecer todas as informações necessárias no momento para organizar o seu dia. Para isso, são necessários vários aplicativos para fazer pequenos planejamentos, mas por que tanto se você pode obter tudo no mesmo software?
Um CRM organiza de forma eficiente os dados em um mesmo sistema, permitindo que sejam encontrados com mais facilidade. O acesso a todos os dados importantes e histórico do consumidor ajudará você a estar preparado.
Além disso, pode ajudá-lo no planejamento, pois pode lembrá-lo sobre eventos, reuniões com clientes, acompanhamentos e muito mais.
De fato, uma pesquisa da Software Advice mostra que as empresas que desejam implementar um CRM precisam de recursos específicos que esse software oferece. Alguns dos resultados foram:
– 94% de gerenciamento de contatos.
– 88% de rastreamento de interações.
– 85% de programação e lembretes.
2. Relatórios
Embora as planilhas sejam boas até certo ponto para armazenar informações, quando se trata de criar relatórios, é um verdadeiro desafio.
Para conseguir isso, a equipe de gerenciamento deve se debruçar sobre grandes volumes de dados, visualizar relacionamentos, examinar cada transação e outros processos para entender o comportamento do comprador. Certamente requer muito tempo e esforço por parte da equipe.
A vantagem de um sistema de CRM é que, além de consolidar os dados da organização, produz relatórios eficazes de forma automática.
Sua inteligência de negócios é capaz de analisar informações do cliente, itens mais vendidos, resultados de campanhas de marketing, satisfação do cliente e muito mais. A partir desses dados, é possível fornecer uma representação gráfica de forma geral ou detalhada.
Além disso, possui um sistema de métricas personalizado onde cada empresa pode medir seus esforços de acordo com seus próprios indicadores de desempenho.
3. Trabalho em equipe
Muitas ferramentas de planilha não permitem a colaboração em equipe. Ou seja, se um funcionário está trabalhando em um documento, os demais não podem acessá-lo, devem aguardar até que ele seja concluído. Além disso, se não houver um sistema que interligue todos os computadores, é preciso aguardar até que o arquivo seja enviado por algum meio.
Em um mundo acelerado como o de hoje, esse tipo de atividade consome um tempo valioso. Um sistema de CRM incentiva a colaboração da equipe de várias maneiras:
– Permite a entrada de vários usuários ao mesmo tempo.
– Concede ou restringe o acesso de usuários que podem ou não acessar determinadas informações da empresa
– Agiliza a troca de informações
– Permite a edição colaborativa de documentos
– Se você trabalha em um projeto, o restante da equipe pode acessar facilmente os dados
– Quando os dados de um cliente são modificados, eles ficam automaticamente visíveis para todos os envolvidos
Desta forma, os departamentos da organização podem melhorar seu trabalho em equipe e estar sempre atualizados.
4. Continuidade no atendimento ao cliente
As planilhas dificilmente podem ajudar no rastreamento do atendimento ao cliente, a menos que estejam bem organizadas. Se um cliente contatado chega e é atendido por outro representante de vendas, a experiência do usuário pode ser prejudicada. Procurá-lo pode ser um problema se você não tiver o guia necessário.
Por outro lado, um Sistema de CRM permite um fácil acesso a esta informação. Estarão disponíveis dados importantes dos clientes, bem como notas de encontros anteriores, necessidades e gostos.
De fato, a pesquisa da resco.net mostra que mais de 74% dos entrevistados indicaram que esse tipo de software melhora o acesso aos dados do cliente.
Dessa forma, não importa se é o mesmo representante de vendas que fez o primeiro contato ou se é outra pessoa. Todos terão o que precisam para fornecer um atendimento ideal.
5. Redução de erros de entrada de dados
Como você pode esperar, trabalhar com planilhas requer muito trabalho manual. A entrada manual de dados é uma causa de erros de cálculo, informações incompletas e até mesmo perfis duplicados.
A implementação de um sistema de CRM reduz consideravelmente os erros na entrada de dados. Graças à sua tecnologia, automatiza tarefas repetitivas que consomem tempo e que podem estar sujeitas a erro humano.
Através deste software, fica mais fácil detectar se existe algum tipo de falha que deve ser corrigida o quanto antes.
Melhore a experiência do cliente com um sistema de CRM
Como você viu, um CRM é o que sua empresa precisa se você busca melhorar a experiência do cliente. Portanto, não perca tempo, deixe de lado as limitações das planilhas e beneficie-se da automação.
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