Esse conteúdo visa compartilhar conhecimento sobre as funcionalidades, formatos, custos, e principais opções do mercado de soluções ERP, a fim de garantir a escolha da ferramenta com o melhor custo benefício.
O que é ERP
ERP é a abreviação de “Enterprise Resource Planning,” que pode ser traduzida como “Planejamento de Recursos Corporativos.” Este sistema de gestão empresarial automatiza e unifica os procedimentos de uma organização em um único software, oferecendo um amplo leque de funcionalidades para facilitar a administração dos processos de maneira eficaz, coordenada e estratégica. A solução é composta por diversos módulos específicos que se conectam para garantir a atualização instantânea das informações. O principal propósito desse sistema é auxiliar as empresas na otimização de suas operações, bem como no controle e gestão eficaz de seus recursos empresariais.
Contexto Histórico:
O antecessor do ERP era chamado de MRP (Material Resource Planning) e foi criado a fim de ser uma solução destinada a indústrias para o controle sobre a produção, a e garantia dos melhores padrões de qualidade, além dos desafios da indústria em encontrar a medida certa de matérias-primas e insumos para dar conta da produção. Suas principais funções eram: Cálculo das matérias-primas necessárias à fabricação, o controle das quantidades de insumos, e o controle do tempo de entrega conforme o ritmo das operações. Contudo, tratava-se de uma solução 100% manual, e por tanto imprecisa, devido falhas humanas, e a falta de comunicação do MRP com as demais áreas gerou novos desafios, como a produção além do que a demanda pode absorver, que causava prejuízo pelo encalhe de produtos, ou o contrário, uma produção menor do que a demanda de consumo. (Portal do ERP)
Posteriormente, em 1992, engenheiros da IBM desenvolveram um sistema que integrasse as áreas da empresa para simplificar seus processos operacionais, e poupar ainda mais tempo automatizando tarefas, sem o risco de erros humanos. Essa ferramenta abrangeria todos os setores, não só as indústrias, visto a demanda por uma solução abrangente e completa. O tal “ERP”.
O Papel do ERP na Transformação Digital
Os negócios na era digital precisam de uma mudança com um alinhamento estratégico, agilidade, flexibilidade, eficiência e ambidestralidade na gestão dos sistemas. A transformação digital afeta a estrutura organizacional, a cultura, os métodos de trabalho e demanda um novo estilo de gestão da TI. (Félix et al., 2018; Guay et al., 2019; Haffke et al., 2017a; Mithas & Rust, 2016; Sebastian et al., 2017; Weil & Woerner, 2018; Westerman, 2016).
Por isso o ERP atual, tornou-se o coração desse novo tipo de gestão e a espinha dorsal da transformação digital. O fenômeno que ocorre é a mudança no papel da TI de uma estratégia ao nível funcional para uma fusão e integração com a própria estratégia de negócios na Era Digital (Bharadwaj et al., 2013; Vial, 2019).
Diversos fatores justificam a predileção pelo sistema ERP nesse processo, desde a facilitação proporcionada ao trabalho remoto até a melhor experiência do usuário, além da otimização de processos e inteligência de dados para a tomada de decisão. (Pesquisa Panorama do Uso de TI no Brasil da FGV, 2022).
Principais Funcionalidades
Gerenciamento de estoque;
Armazenagem e distribuição;
Custos envolvidos no negócio;
Contabilidade;
Planejamento;
Controle de orçamento;
Administração de frotas;
Contratos;
Informações fiscais;
Prestação dos serviços;
RH;
Controle de produção;
Automação comercial;
Gestão educacional;
Gestão administradora;
Gestão de acervos;
Gestão de contratos;
Controle de faturamento;
Gestão de relacionamento com o cliente: CRM
Arquiteturas do Sistema
As arquiteturas das ferramentas variam dependendo da empresa fornecedora. Veja a seguir algumas das possíveis aquiteturas das ferramentas:
ERP Local (On-Premises): Um ERP local é instalado nos servidores da própria empresa, exigindo hardware dedicado e manutenção local. Os usuários acessam o sistema internamente, na rede da empresa. Esse formato oferece controle total sobre o sistema, mas também demanda custos de infraestrutura e manutenção mais elevados.
ERP na Nuvem (Cloud ERP): Um ERP na nuvem é hospedado em servidores remotos, acessado via internet. Isso elimina a necessidade de infraestrutura local e oferece maior flexibilidade e escalabilidade. Os usuários podem acessar o sistema de qualquer lugar com conexão à internet.
ERP Hospedado (Hosted ERP): Nesse formato, o ERP é instalado em servidores de terceiros, não na infraestrutura local da empresa. Os usuários acessam o sistema via internet, mas a empresa ainda precisa gerenciar personalizações e atualizações.
ERP Open Source: ERP de código aberto é um software que pode ser modificado e personalizado livremente. Geralmente, é gratuito, mas requer recursos de desenvolvimento para adaptação às necessidades da empresa.
ERP Personalizado: Um ERP personalizado é desenvolvido sob medida para uma empresa específica, atendendo exatamente às suas necessidades. É construído internamente ou por um desenvolvedor contratado.
ERP Vertical: Um ERP vertical é projetado para atender a indústrias específicas, como saúde, varejo ou manufatura, com funcionalidades adaptadas às necessidades desse setor.
ERP Modular: Os ERPs modulares permitem que as empresas escolham módulos específicos para implementar, adaptando o sistema às suas operações e escalando conforme necessário.
ERP de Código Fechado: Nesse caso, o ERP é comercial e requer pagamento de licenças. As personalizações são limitadas em relação ao ERP de código aberto.
ERP Baseado em Assinatura: Os clientes pagam uma taxa regular para acessar e usar o ERP, em vez de comprar licenças permanentes. Isso pode incluir atualizações e suporte contínuo.
Interface
A interface pode variar significativamente entre os sistemas ERP, alguns possuem ambiente de interação modernos e fáceis de usar, outros podem ser mais complexos e difíceis de navegar, enquanto outros oferecem autonomia aos usuários por serem personalizáveis. Cada ferramenta vai exigir diferentes níveis de conhecimento e treinamento.
Estude o nível de dificuldade das ferramentas, tenha em mente a quantidade de funcionários que vão precisar de treinamento, estime o tempo que o treinamento vai demandar, considere a disponibilidade e o perfil dos funcionários, para assim estabelecer o grau de dificuldade máximo que a ferramenta pode ter. Uma empresa que necessita utilizar a solução com urgência deve considerar apenas opções de interfaces fáceis.
Qual o Momento Ideal?
Ao contrário do que muitos pensam, aderir uma solução de ERP desde os primórdios da empresa, é um ótimo investimento.
Treinar um pequeno grupo de colaboradores demanda menos tempo e permite um processo mais tranquilo, sem a mesma urgência que empresas maiores enfrentam. Além disso, a prática adquirida por esses funcionários ao longo do tempo, fará com que se tornem cada vez mais experientes no uso do ERP. E a medida que o número de colaboradores aumentar, e os times forem se expandindo, eles serão capazes de passar seus conhecimento adiante, sem demandar gastos com treinamentos terceirizados.
Outro fator interessante é que quanto antes a solução for aderida, mais completo será o histórico e registros de dados da empresa, sem contar que haverá a garantia que os relatórios serão precisos, e vai auxiliar tanto na tomada de decisões estratégicas quanto na otimização dos processos e expansão da empresa. A economia de tempo proporcionada pela automação dos processos, possibilita que os funcionários desempenhem papéis estratégicos ao invés de gastarem tempo com funções manuais.
Concluindo o ERP é um investimento promissor, não importa o tamanho ou maturidade da empresa, o que conta aqui são as necessidades e os objetivos das mesmas.
Identifique os Desafios
Entenda o tamanho da urgência na demanda da ferramenta, e quais seriam os objetivos da implementação do ERP. Com essas informações claras, fica possível escolher a opção capaz de suprir as necessidades e auxiliar nos principais desafios que prejudicam o desempenho e consequentemente o desenvolvimento da empresa. Se possível, reúna os responsáveis de cada uma das áreas do seu negócio para listar as seguintes informações, lembrando que os dados devem estar atualizados:
-Número de funcionários total, e por área (para posteriormente identificar onde há maior necessidade de automações, por exemplo)
-Número médio de clientes/vendas (depende do segmento da empresa, mas o objetivo é entender o se a demanda da empresa é baixa, média ou alta)
-Quais os principais desafios enfrentados por cada uma das áreas.
-Enumere as etapas dos principais processos e compreenda o funcionamento de cada uma delas. (Procure ter uma noção da complexidade desses processos e do volume de dados requeridos).
-Calcule o tempo médio gasto em cada uma das etapas.
Investimento
Estabeleça um budget disponível para a solução, levando em conta as demandas do negócio, e o custo-benefício ofertado. Nessa etapa o trabalho em conjunto com o responsável financeiro é muito importante.
A adesão de uma solução de ERP é um investimento de baixo risco, por se tratar de uma ferramenta com resultados efetivos comprovados.
Segundo um levantamento de dados realizado pela Plataforma G2 Data Solutions, o sistema de ERP reduz os custos operacionais em 23% e os gastos administrativos em 22%. Cerca de 95% das companhias obtêm melhorias consideráveis de redução do tempo gasto nos processos, aumento da colaboração entre setores e centralização dos dados corporativos, decorrentes do uso do software. E, 88% das empresas consideram que a implementação de um sistema ERP foi essencial para o sucesso do empreendimento.
Contudo, é válido pontuar que, muitas vezes, seu retorno de investimento, pode aparecer de forma indireta e a longo prazo. Aproximadamente 28% das organizações que investiram em ERP obtiveram retorno (ROI) em um ano, e mais da metade (58%) em menos de dois anos. Apenas 15% demorou mais de três anos.
O custo total da plataforma, sempre dependerá de diversos fatores como o tamanho da empresa, a quantidade de áreas e de operações, a complexidade dos processos e o volume de dados por exemplo.
Em média os investimentos em TI nas empresas são 8,2% da receita, o gráfico a seguir ilustra que quanto mais informatizada maior seu faturamento líquido.
Lembre-se de não tentar economizar de um lado para depois perder do outro na hora de definir o investimento. Por exemplo:
Adquirir um software mais barato que não atende as demandas, fará necessário a contratação de serviços terceirizados, que são custos extras. E a utilização de um ERP gratuito também não é uma opção estratégica, visto que essas versões limitam o número de acesso a ferramenta, e restringem algumas funcionalidades, o que consequentemente também ocasionará despesas extras.
Por outro lado é necessário tomar cuidado para não se deslumbrar por ferramentas exorbitantes. Mantenha o foco nas opções que realmente atendam as necessidades do negócio e estejam dentro do budget, evitando assim, possíveis comprometimentos financeiros. A medida que os lucros forem sendo gerados é factível aderir um upgrade da solução.
Principais Fornecedoras de ERP no Brasil
SAP – Uma das maiores e mais conhecidas empresas de software empresarial do mundo, a SAP oferece soluções ERP amplamente utilizadas no Brasil.
Totvs – É uma empresa brasileira especializada em sistemas de gestão empresarial e oferece soluções ERP para empresas de diversos setores.
Oracle – A Oracle fornece sistemas ERP para empresas de médio e grande porte no Brasil, incluindo soluções para finanças, recursos humanos, logística e muito mais.
Protheus – Desenvolvido pela Totvs, o Protheus é um dos sistemas ERP mais utilizados no Brasil, atendendo a uma variedade de setores.
Senior – A Senior é uma empresa brasileira que oferece soluções de ERP para recursos humanos, folha de pagamento, gestão de pessoas e outros.
Benner – A Benner é especializada em software para a área de saúde e oferece soluções ERP específicas para hospitais e clínicas no Brasil.
Bling – Embora mais focada em sistemas de gestão para pequenas empresas e comércio eletrônico, a Bling é uma opção popular de ERP no Brasil.
Sankhya – A Sankhya oferece soluções de ERP que abrangem uma ampla gama de áreas de negócios, incluindo finanças, logística, recursos humanos e muito mais.
Microsiga (ou TOTVS Microsiga) – Antes conhecida como Microsiga, a empresa agora faz parte do grupo Totvs e oferece soluções de ERP para empresas de diferentes portes.
Datasul – A Datasul, também parte do grupo Totvs, é conhecida por suas soluções ERP para empresas de manufatura e distribuição.
A Escolha do Parceiro
As grandes marcas de ERP disponibilizam o software, mas cabe a uma parceira oficial da marca realizar a implementação, treinamento, suporte e integrações. Então esse tipo de serviço vai variar dependendo da marca e principalmente do parceiro escolhido. Por isso é necessário pesquisar muito sobre a escolha tanto quanto pesquisar sobre o ERP em si, a escolha da ferramenta que mais se encaixa às necessidades do negócio é fundamental, mas uma implementação, treinamento e suporte de qualidade, que são tão significativos quanto a própria ferramenta. Além disso, é essencial que a ferramenta seja utilizada da maneira correta, não adianta ter uma Ferrari se você não souber dirigir. Empresas como a Oracle, possuem uma gama de consultorias parceiras, e ao solicitar a compra pelo site oficial você é direcionado a uma das parceiras.
O mais estratégico a se fazer é realizar uma pesquisa e selecionar as principais empresas/consultorias parceiras da marca, agendar demonstrações e reuniões com os representantes, e negociar as melhores condições para comparar e verificar qual seria a melhor opção e melhor custo-benefício.
Aproveite ao Máximo
-Use o ERP de forma estratégica, seguindo corretamente um plano de ação pré-estabelecido, com metas e objetivos definidos, e o acompanhamento de métricas e KPIS, é algo imprescindível para a eficácia da ferramenta.
-Em caso de instabilidade, problemas, ou eventuais dúvidas, acione a equipe de suporte o mais rápido possível.
-Aplique periodicamente, testes de capacitação do uso do ERP. Principalmente um tempo após novas atualizações do sistema.
-Garanta que os dados e informações do ERP estejam sempre atualizados. Algumas estratégias aplicadas pelas empresas é de mandar a cada 6 meses um e-mail ou faça uma ligação para conferir e atualizar os dados, ou designar um funcionário a rotina de conferir, atualizar dados (excluir informações soltas, desnecessárias ou incorretas), tanto do CRM quando dos demais módulos do ERP.
-Garantir que o ERP esteja sempre na versão mais atual: Se o software não atualizar sozinho, planejar o orçamento para investir sempre nas atualizações.
-Estar por dentro dos módulos complementares e novidades que podem ser adquiridas para potencializar sua solução. Exemplo: SuiteApp da Oracle Netsuite que é uma coleção de aplicativos e extensões desenvolvidos por parceiros para ampliar a funcionalidade do sistema de gestão empresarial NetSuite.
Cálculo do Retorno Financeiro
-Acompanhe desde os primeiros meses como anda a relação custo-benefício da ferramenta, ou seja, se os benefícios justificam os gastos. A previsibilidade de retorno financeiro e perspectiva das otimizações esperadas pelo uso contínuo da ferramenta. Posteriormente calcular o ROI.
Calcule o ROI: O ROI é uma medida de desempenho que avalia a eficiência de investimento, utilizando como parâmetros o investimento realizado em mídia ou em um projeto e a receita correspondente obtida.
Lembrar: O cálculo pode ser realizado mensalmente, mas no caso da contratação de um ERP, o mais efetivo é considerar um intervalo anual, devido à previsão de retorno ser de longo prazo.
Receita Bruta: É o produto da venda de bens e serviços. Em outras palavras, podemos afirmar que a Receita Bruta é a receita total decorrente das atividades-fim da organização.
Lembrar: Filtrar a receita que foi gerada a partir do uso do ERP. No caso, por exemplo, de um grupo de empresas que possui mais de uma marca, em que apenas uma delas utiliza a ferramenta em seus processos, a receita será unicamente proveniente da marca que contratou o ERP.
Investimento: O valor do investimento na plataforma.
Lembrar: No cálculo mais completo o investimento abrange o valor da plataforma e os demais gastos diretamente relacionados ao seu uso, apenas se eles existirem. Por exemplo, se foi necessária a contratação de treinamentos, ou de colaboradores exclusivamente para uso da solução. Se não houver gastos extras, o valor do investimento será unicamente o custo pago pela plataforma.
Quando o ERP é um bom investimento?
Analisando friamente, um bom investimento é aquele que resulta mais lucros do que despesas. Por tanto, o resultado do ROI deve indicar que a ferramenta está gerando mais lucros do que gastos.
Mas existem outros pontos a serem considerados. É importante ter clareza sobre suas metas e expectativas em relação ao investimento. O que você esperava alcançar? Isso pode incluir metas financeiras, como um determinado retorno percentual ou aumento de receita.
Em Resumo:
A escolha do ERP ideal é um passo crucial para o sucesso e a eficiência de uma empresa na era digital. A implementação dessa ferramenta pode impactar diretamente nos processos internos, na tomada de decisões e na competitividade do negócio. Portanto, é essencial considerar fatores como funcionalidades, arquitetura, facilidade de uso, momento adequado para aderir a uma solução de ERP e o investimento disponível.
Além disso, a parceria com uma consultoria especializada na implementação do ERP desempenha um papel fundamental na maximização dos benefícios dessa ferramenta. O suporte adequado e a integração eficiente são aspectos que não devem ser negligenciados.
O cálculo do retorno financeiro (ROI) é de extrema importância para avaliar se o investimento está gerando resultados positivos, considerando a relação entre os benefícios financeiros obtidos com o ERP e o investimento realizado na plataforma.
Em última análise, um bom investimento em ERP é aquele que não apenas reduz custos e otimiza processos, mas também contribui para o crescimento e a competitividade sustentáveis da empresa. A escolha do ERP ideal deve ser baseada em uma análise cuidadosa das necessidades e objetivos da organização.