Este conteúdo visa desmistificar informações relacionadas às futuras transformações no cenário empresarial resultantes da crescente integração da tecnologia, ao mesmo tempo, em que destaca as principais tendências e adaptações que podem se tornar quase obrigatórias nos processos empresariais. É essencial compreender que permanecer ancorado em métodos ultrapassados pode resultar em desvantagens competitivas perante a concorrência cada vez mais adaptada às demandas tecnológicas em constante evolução.

As novas tecnologias irão remodelar a dinâmica dos processos empresariais. O crescente uso da tecnologia terá um impacto significativo na maneira como as empresas operam e nas expectativas de seus colaboradores. Ocorre o constante e rápido desenvolvimento de recursos voltados para aprimorar o desempenho dos negócios. Portanto, torna-se imprescindível manter-se atualizado em relação às tendências e inovações emergentes para evitar qualquer desvantagem competitiva frente aos concorrentes do mercado.

A seguir, listamos as principais tendências que já estão que serão essenciais no funcionamento das empresas no futuro:

Automações

A tendência de desenvolvimento dos processos empresariais aponta para uma crescente automação, visando maior eficiência na produtividade em menos tempo. O estudo “A Revolução das Competências” ManpowerGourp, apresentado no Fórum Econômico de Davos em 2017, já previa que até 2020 cerca de 45% dos negócios já teriam adotado automatizações. Um processo que iniciou-se durante a Revolução Industrial, dentro das fábricas para possibilitar as produções em grande escala. Atualmente, as tecnologias de automações estão rapidamente se infiltrando nos bastidores das operações de negócios, o “backoffice”, impulsionado pela necessidade de otimização em áreas como processos operacionais, atendimento ao cliente, gestão financeira, segurança interna e proteção de dados do consumidor, até a integração de diferentes setores. 

Inteligência Artificial

Muitas automações fazem uso da inteligência artificial em atividades consideradas “mecânicas,” automáticas e repetitivas, que são rotineiramente realizadas pelos funcionários de forma quase automática, ao longo de dias, semanas ou até meses, como na maioria dos fechamentos contábeis das áreas financeiras. 

A definição de ‘Inteligência Artificial’ por um dos pioneiros do conceito, foi definida na seguinte maneira em 1956 durante a conferência de Dartmouth: 

“Fazer com que uma máquina exiba comportamento que, se executado por um ser humano, seria considerado inteligente.” –John McCarthy.

Naturalmente essa tecnologia está alterando a natureza do trabalho nos escritórios, tornando imprescindível que os funcionários desempenhem funções cada vez mais estratégicas. E numa realidade em que o desemprego é um sério problema social que afeta milhões de brasileiros, a questão da substituição da mão de obra humana por máquinas é uma preocupação constante, desde o século XVIII, quando na Inglaterra, começaram a ser utilizados teares e, máquinas a vapor para que a produção ganhasse maior ritmo. Essa aflição voltou a ganhar destaque recentemente devido à divulgação de pesquisas e dados sobre a previsão do crescente uso da inteligência artificial no mundo corporativo.

Um levantamento encomendado pela Federação Brasileira de Bancos, divulgada em julho de 2023, revela que quatro em cada dez brasileiros têm medo de perder o emprego devido ao avanço da inteligência artificial. De acordo com um relatório do Fórum Econômico Mundial, até o ano de 2025, a automação e a colaboração entre humanos e máquinas devem resultar no fechamento de 85 milhões de empregos em empresas de médio e grande porte em 15 setores e 26 economias, incluindo o Brasil.

Mas ao contrário do que muitos imaginam, e do que a imprensa polemiza, o aumento do uso desse recurso nas empresas visa principal otimizar tempo e acelerar ainda mais os processos. É o início de uma nova era, em que a tecnologia mais uma vez está moldando como trabalhamos.

A inteligência artificial consiste em ferramentas capazes de imitar o comportamento humano, ou seja, aprender, analisar, comunicar-se e adaptar-se a padrões com base nas informações disponíveis em seu banco de dados, além de informações adicionais coletadas por meio da interação humana ao longo do tempo. Também é importante enfatizar que uma máquina ainda não tem a capacidade de criar, estruturar ou “pensar” sem consultar seu banco de informações, e, não possui habilidades criativas, tudo gerado através dela tem como base as produções humanas anteriores, portanto, a habilidade criativa e criadora, por exemplo, é uma das funções unicamente humanas, e sua aplicação que será adaptada às novas realidades e contextos. 

Outro ponto é que a precisão das informações e dados apresentados por IA, não são 100% confiáveis, pois dependem de diversos fatores, como a qualidade e nível de detalhamento do comando (“prompt”) e da data de atualização do sistema. Os dados e informações proporcionados se limitam ao momento da última atualização do software. O Chat GPT, por exemplo, teve sua última atualização em setembro de 2021, portanto, qualquer evento ou informação posterior será desconhecido pelo mesmo. O curso de pós-graduação em Marketing Digital da ESPM estima que a porcentagem média de acerto do chat é cerca de 75% na versão gratuita do primeiro semestre de 2023.

Nesse cenário, surgem novas demandas de trabalho, que requerem competências na área de tecnologia. A necessidade, por exemplo, de técnicos, suporte, treinamento, desenvolvedores da ferramenta, ou especialidade em aperfeiçoamento dos comandos, revisão e correção de possíveis deslizes por parte das máquinas, atualização do banco de dados para aumentar o volume de informações armazenadas.

Segundo o já mencionado levantamento do Fórum Econômico de Davos, 65% dos empregos que a geração Z terão ainda não existem.

 “Os profissionais precisam estar prontos para os novos empregos e as novas competências que surgirão em função dos impactos da tecnologia nas empresas e negócios. Esse grande avanço tecnológico e a grande diferença entre aqueles com habilidade e aqueles sem são assuntos da atualidade e devem ser uma agenda de prioridades para profissionais e empresas”. –Márcia Almström, Diretora de RH do ManpowerGroup

Banco de Dados

A adoção do banco de dados para armazenar informações dos clientes se tornará uma prática ainda mais comum nas empresas. Isso permitirá a personalização do atendimento, das vendas e das entregas, além de facilitar o estudo do comportamento e das preferências dos clientes. Essas ações geram o aumento da fidelização, ou seja, o aumento do Valor do Tempo de Vida (TLV), e a redução da taxa de cancelamento (churn rate). O CRM, como ferramenta central nesse processo, desempenhará um papel fundamental no aumento do retorno financeiro sobre o investimento em estratégias de negócios. A plataforma Hubspot exibe que o cliente de uma empresa que utiliza o CRM, tem a probabilidade de gastar 20-40% a mais na próxima vez em que fizer uma compra com essa empresa específica.

“No mundo de hoje, você precisa ter um processo de envolvimento com o cliente desde o início. Acho que empresas de qualquer idade e porte devem ter um sistema de CRM, muitas empresas confiam em planilhas para tarefas de CRM. Porém, elas provavelmente não estão causando as melhores impressões. Uma empresa pode usar planilhas como uma remediação temporária de CRM, se estiverem se movendo na velocidade dos anos 90.”– Brent Leary Co-founder da CRM Essentials LLC

Ferramentas de solução em gestão empresarial

Como visto até agora, as empresas tendem a ter cada vez mais profissionais orientados a concentrar seus esforços no aperfeiçoamento das operações, desenvolvimento de táticas para diminuição do tempo de conclusão das tarefas, estabelecer interfaces dos processos de diferentes áreas, visando aumentar o nível de qualidade dos resultados das entregas. 

Para isso ser possível, é necessária a adoção de soluções empresariais eficientes, possibilitando que os colaboradores aloquem seu tempo e recursos prioritariamente na parte estratégica, pois a tecnologia cumpre tarefas operacionais e atividades repetitivas com maestria de maneira rápida e precisa, enquanto as equipes aproveitam o tempo de maneira tática e muito mais efetiva. Essas soluções garantem que as empresas nunca mais sejam escravas das planilhas, e oferece assertividade das informações.

A adoção de uma ferramenta ERP, por exemplo, simplifica 70% dos processos manuais, e apresentam novas funcionalidades, a cada atualização de sistema. O sistema ERP é amplamente valorizado como uma estratégia crucial em ambientes empresariais que necessitam de adaptações contínuas e melhorias em suas operações internas. Essa tecnologia foi concebida para maximizar os benefícios da unificação e integração de processos, além de criar uma base de dados única que transcende as fronteiras físicas da organização, envolvendo clientes, fornecedores e outros stakeholders, (LIMA: CARRIERI; PIMENTEL, 2007).

A pesquisa “Uso da TI” da FGV em 2023 revela que 84% das empresas já utilizam algum tipo de ERP. Isso evidencia ainda mais que não aderir ao uso de tecnologias empresariais aumenta consideravelmente o risco de serem engolidas pela concorrência.

Extinção dos relatórios manuais

Muitos negócios, sobretudo os de menor porte e os mais habituados a práticas tradicionais, continuam a realizar o registro de dados e produção de relatórios de maneira manual. Para alguns gestores, a adoção de inovações e a integração de novas tecnologias são encaradas como empreendimentos de alto risco, e muitas vezes falta tanto incentivo quanto conhecimento para sair da zona de conforto nesse sentido. 

Nessas circunstâncias, a ferramenta mais amplamente utilizada costuma ser o Microsoft Excel. Uma pesquisa realizada em 2020 no Mestrado em Gestão para a Competitividade da FGV aponta que o Microsoft Excel  ainda é a ferramenta mais utilizada pelas empresas para geração da informação.

Contudo, a dependência de planilhas nos processos, culminam em tomada de decisões arriscadas e incertas, uma prática prejudicial que tem grandes chances de extinção.

Listamos as principais dificuldades das empresas que não aderiram nenhum tipo de tecnologia ou ferramenta de gestão empresarial para otimização de processos: 

Complexidade da ferramenta: O Excel requer diversos níveis de especialização, de acordo com a necessidade. Essa capacitação é exigida no processo seletivo ou depende do investimento em treinamento interno, que geralmente é terceirizado. Leva tempo, exige prática, gastos financeiros e até mesmo testes de aprendizado.

Desgaste: A construção de relatórios, análises e tomadas de decisões leva muito mais tempo e é estressante e desgastante. Qualquer descuido pode fazer com que seja necessário refazer todo o trabalho.

Falta de visibilidade: Informações descentralizadas das operações, dos fluxos de trabalho e dos dados acabam centralizando os relatórios nas respectivas áreas, ocasionando a falta de comunicação entre elas e dificuldades na gestão de projetos.

Falta de padronização: A diversidade de colaboradores na construção dos relatórios em diferentes áreas pode ocasionar discrepância no formato, organização, design, e raciocínio lógico com que são construídos os relatórios.

Descumprimento de regulamentações e normas: Maior risco e menor garantia de consistência e precisão dos procedimentos geram dificuldades de rastreamento e auditoria, dificultando a identificação de possíveis fraudes.

Perda de prazos das entregas: Devido à maior demanda de tempo para a realização das atividades manuais, revisões e, muitas vezes, refações.

Faça da tecnologia sua aliada

Por conclusão, a adesão das tecnologias em soluções empresariais tende a ser a opção mais inteligente e rentável para o desenvolvimento em qualquer negócio. Em um mercado cada vez mais acirrado, as empresas que se modernizam e aproveitam os novos recursos com sabedoria conseguem se destacar. É crucial manter-se aberto a mudanças, uma vez que a constante inovação e o progresso tecnológico requerem uma postura flexível para evitar ficar ultrapassado. Procure conhecer as ferramentas que melhor auxiliem as demandas do seu negócio e elimine ou amenize os desafios. Lembre-se que a tecnologia artificial fará parte do futuro, seu uso é apenas uma das estratégias para agilizar ainda mais os processos, afinal a combinação do trabalho digital e humano se mostrou a estratégia mais segura e eficaz para realizar tarefas.