As empresas encontram um grande desafio se a ferramenta de gestão que utilizam não entrega o esperado, e como consequência também não responde às expectativas da compra, levando os gestores a um dilema em relação à necessidade de troca de ferramenta.

Apesar da insatisfação, a decisão de mudar de ERP não é algo fácil, que acontece da noite para o dia. Trata-se de um processo que inclui muitas fases e requer um investimento considerável tanto em dinheiro quanto em tempo, podendo se tornar um grande desafio, principalmente no caso de grandes empresas, que geralmente já tem estabelecido um conjunto de práticas e fluxo de trabalho, sem contar as metas e o cronograma de entregas que podem ser prejudicados, durante esse processo de substituição.

Por esse motivo, a decisão de trocar o ERP deve ser muito bem analisada e estudada para ter a certeza que se trata da melhor opção ou até mesmo a única. Muitas empresas acabam passando por todo um processo desgastante de substituição na ferramenta sem necessidade, desperdiçando tempo e dinheiro, além de comprometer o desempenho e consequentemente o resultado dos times. 

Certifique-se se o ERP é realmente o problema

Um dos passos obrigatórios antes de cogitar a mudança de ERP é identificar por qual motivo o ERP não está exercendo suas funções corretamente, agilizando as operações de negócios como deveria. Entenda se o gargalo ocorre por parte do software, do uso incorreto do mesmo, ou decorrente da qualidade do parceiro que presta os serviços de ERP para a empresa. Dependendo da opção, o processo torna-se bem menos burocrático e rápido.

A equipe que fornece o ERP e os serviços do mesmo, deve responder às necessidades das empresas, especialmente na fase de implementação. Além de fornecer treinamento constante para aproveitar cada módulo. Quando o provedor não oferece suporte técnico corretamente, é um sinal claro de que você precisa mudar de suporte.

Antes de tudo certifique-se da data da última atualização de sistema e se a ferramenta se encontra em sua versão mais recente, com todas as personalizações necessárias.

Treinamento

Recomenda-se que a adaptação e o aprendizado do manuseio da ferramenta por parte dos usuários sejam tarefas intuitivas e fáceis.

Se for necessário acompanhe o rendimento dos treinamentos aplicando testes direcionados as diferentes áreas, pois cada uma delas demanda funcionalidades e ambientes diferentes, como os módulos específicos. Ex: Os colaboradores da área financeira precisam saber manusear o módulo de finanças. Diferente da área de marketing que requer conhecimento nos módulos de CRM, automação de e-mail, e-commerce, entre outros. Além disso, entreviste os colaboradores para coletar as opiniões dos mesmos, afinal eles são a base dos processos.

O objetivo é compreender se o problema está no nível de qualidade do treinamento
ou se para a equipe o software é realmente muito difícil de manusear. 

Proatividade

O suporte deve alertar a empresa quando as atualizações estiverem disponíveis, e disponibilizar auxilio no processo de atualização da plataforma, e a falta de conhecimento em relação as novas atualizações deixa a empresa para trás dos concorrentes. O intervalo de tempo entre o requerimento e a conclusão do serviço deve ser o menor possível. 

Agilidade 

É essencial que o suporte seja ágil e ofereça atendimento rápido, pois isso tem um impacto direto na continuidade e eficiência das operações de uma empresa que utiliza uma ferramenta como o ERP.

Quando surgem problemas no uso da ferramenta ou surgem dúvidas, o processo pode ficar parado até que a questão seja resolvida. Isso pode resultar em atrasos nas tarefas e projetos, afetando a produtividade e a entrega de serviços aos clientes.

Paralisações frequentes devido a problemas não resolvidos podem afetar negativamente os resultados financeiros da empresa. Os custos associados ao tempo perdido e aos erros não corrigidos podem ser significativos.

Sinais que você deve mudar de ERP

Após qualificar a equipe de suporte, avalie a ferramenta em si. Comece listando as falhas observadas. É de extrema importância envolver todos os responsáveis de cada área nesse brainstorm, a fim de não deixar nenhum ponto passar batido e ter eficácia na investigação.

Acompanhe as operações, prestando atenção no manejo das equipes no ERP, no desempenho e qualidade de resposta do software, na participação da ferramenta, e a relevância da mesma, se ela realmente otimiza o tempo dos processos com e exerce funções insubstituíveis.

Atualização de Software

O fornecedor do ERP deve estar sempre desenvolvendo melhorias e periodicamente disponibilizá-las nas atualizações a fim de acompanhar a inovação em tecnologia e proporcionar otimizações em suas novas versões. 

Avalie a qualidade, relevância e principalmente a duração do processo das atualizações.

Esse processo, pode ser cobrado, como um custo extra, e a empresa contratante deve estar disposta a arcar com esses custos, caso contrário o recomendado é mudar para uma versão de ERP que a empresa consiga arcar a longo prazo. O ERP na Nuvem, por exemplo, proporciona atualizações periódicas e automáticas, sem custos.

Lembre-se que se não houver adaptações às mudanças tecnológicas, é possível que o negócio perca posição em seu setor à medida que outras empresas adotam os desenvolvimentos mais recentes.

Usabilidade

Um ERP difícil de usar lhe dará mais desvantagens do que vantagens. A usabilidade é definitivamente um motivo crucial para mudar para o ERP, pois investir em treinamentos mais aprofundados de longa duração é arriscado, visto que é um custo extra sem muita garantia, dependendo da complexidade da ferramenta.

Funcionários que enfrentam problemas constantes na utilização da ferramenta podem se tornar menos produtivos e ficar frustrados. Isso pode levar à insatisfação no local de trabalho e até mesmo à rotatividade de pessoal.

Adaptação aos regulamentos locais

Caso o seu ERP não se adapte às regulamentações governamentais e às constantes mudanças nas regulamentações, será necessário investir em outros meios para cumprir esses processos. Imagine que o sistema não esteja alinhado a alguma mudança na forma de emissão de nota fiscal eletrônica. Esta é uma verdadeira dor de cabeça para poder operar dentro dos regulamentos e envolve despesas adicionais. Esse gargalo pode ser decorrente da falta atualizações, ou pela indisponibilidade dessa função por parte do fornecedor da ferramenta. A ferramente pode simplesmente não ser compatível a legislação regional, e não investir nesse quesito.

Segurança

A segurança é um dos motivos mais importantes e relevantes para decidir mudar de ERP. Se a empresa está lidando com grandes volumes de dados, essas informações se tornam cada vez mais confidenciais. Portanto, deve haver um alto nível de proteção.

Se o sistema de gestão empresarial não possuir recursos avançados, a empresa pode estar em risco. Por exemplo, se houver algum problema e os dados dos fornecedores se perderem, talvez não seja possível recuperar as informações originais. Por isso, a segurança oferecida por um ERP é fundamental para grandes empresas que desejam proteger seus dados de terceiros não autorizados. Se esse nível de segurança não for disponibilizado, você tem motivos suficientes para trocar seu ERP imediatamente.

Incompatibilidade com o crescimento da empresa

Um motivo clássico para a troca de ERP é caso ele não esteja conseguindo acompanhar o crescimento do negócio. Isso inclui o fluxo de trabalho atual e todos os processos de gerenciamento. Um ERP deve funcionar para as várias fases de crescimento de uma empresa. Se isso se tornar incompatível durante o andamento, pode apresentar sérias inconsistências que geram consequências negativas. Por isso pequenas e médias empresas em ascensão devem dar preferencia para ERPs flexíveis, que consigam se adaptar as rápidas e constantes mudanças.

Informações em tempo real

Uma das virtudes que diferencia uma empresa é ter acesso às informações a qualquer momento em qualquer lugar por meio do ERP para otimizar a tomada de decisões. Se o sistema não possui esse recurso, a empresa está perdendo oportunidades valiosas para fortalecer os processos de negócios. 

Lembre-se

Antes de qualquer decisão, paute tudo aquilo que não está alinhado às necessidades da empresa identifique se a origem dos gargalos se encontra na ferramenta de ERP, ou decorrente a má qualidade de entrega da equipe de suporte. Independente do caso, tenha listado todos os desafios e demandas da empresa na hora de selecionar novas opções, isso inclui os requisitos e recursos de negócios.

Seja democrático, leve em consideração o que os usuário da ferramenta tem a dizer, submeta a decisão a um painel onde executivos e especialistas tenham uma visão mais clara da situação. Faça um brainstorm de medidas cabíveis.

Por fim, para fazer escolhas inteligentes, tenha claro todos os desafios e demandas da empresa. Calcule o custo benefício das opções, filtre as opções do mercado calculando o custo benefício. Dê preferência às ferramentas que sejam projetadas para atender as necessidades e especificidades do setor. Pesquise as avaliações dos suportes e feche negócio com a opção que garanta atender todas as necessidades e solicitações com qualidade e rapidez.