O software Microsoft Excell revolucionou a maneira de registrar dados, realizar cálculos, produzir relatórios, facilitando a criação, edição e análise de planilhas digitais. Contudo é crucial que os empreendedores compreendam as necessidades reais para as quais o Excel foi desenvolvido, a fim de utilizar a ferramenta de maneira eficiente.
A abordagem a seguir tem como objetivo capacitar a identificação dos riscos e benefícios no uso do Excel, de acordo com a análise do cenário apresentado.
A Revolução das Planilhas Eletrônicas
Atualmente é inquestionável que as estratégias empresariais elaboradas a partir da análise dos dados são as mais propícias a gerar bons resultados. Uma prática impossível no passado, quando o registro era feito em folhas de papel, e manter suas condições apropriadas de armazenamento era extremamente trabalhoso e muito caro, por isso era comum que registros mais antigos fossem descartados periodicamente, descartando também o histórico de informações daquele negócio.
O armazenamento de registros físicos estendeu-se até que o computador tornasse viável a criação e arquivamento de documentos em meios digitais. Um avanço gigantesco que modernizou a maneira que os processos empresariais eram conduzidos até então. Entretanto, a realização de cálculos, orçamentos, planejamento financeiro, gestão de estoque, criação de relatórios e gráficos continuavam sendo extremamente desgastantes e demorados.
Foi então que o programador Dan Bricklin identificou a demanda por uma solução capaz de realizar cálculos repetitivos, e ao final dos anos 70 uniu-se a Bob Frankston na criação da planilha eletrônica VisiCalc. Posteriormente, em 1982, surgiu sua concorrente Multiplan para Apple II, que apesar de não ter superado a popularidade da VisiCalc, revolucionou a maneira como as empresas lidavam com suas finanças e planejamento. Contudo, o domínio do mercado atribuiu-se à solução Lotus 1-2-3 comercializada pela IBM, e seu sucesso impulsionou a Microsoft a criar, em 1985, o Excel 1.0 para Apple, cujo que dois anos depois ganhou uma nova versão, o Excel 2.0 para Windows. A IBM demorou muito para lançar uma versão do Lotus para Windows, o que deu espaço para que o Excel alcançasse o topo em 1993, ultrapassando toda e qualquer concorrência.
Como estratégia competitiva a Microsoft passou a disponibilizar a cada dois anos, atualizações das suas soluções, estabelecendo gradualmente uma sólida conexão entre seus produtos e as mais recentes tecnologias, enquanto se consolidava cada vez mais como sinônimo de inovação, e passou a permitir que os usuários automatizassem determinadas tarefas, proporcionou a criação de funções personalizadas dentro do ambiente da ferramenta, além da criação dos recursos de linguagem do Excell “Visual Basic For Applications” e “Visual Basic “ que concederam ao usuário o poder inédito de criar suas próprias funções. Posteriormente, introduziu no mercado um pacote de soluções integradas, criado para atender às necessidades de produtividade no ambiente de trabalho, fornececendo uma suíte completa para processamento de texto, planilhas e apresentações. Segundo dados da Microsoft, atualmente 1 a cada 7 pessoas do mundo utilizam o Microsoft Office, somando 1,2 bilhões de usuários.
Ref: Porto Editora. “VisiCalc na Infopédia.” Porto Editora, [consult. 2024-01-08 17:56:18]; Braga, Maria. “Microsoft Excel MVP.” Artigo do LinkedIn. [consult. 2024-01-08]
Novas Necessidades Empresariais
O Excel não parou de conquistar espaço no segmento e atende uma ampla gama de usuários, sendo eles estudantes, profissionais autônomos, uso pessoal, e diversas variedades de empresas. Contudo, a modernização dos processos empresariais ao longo dos anos trouxe com ela novos desafios e necessidades, que já não conseguem ser mais atendidos de maneira eficiente pelo Excel.
As particularidades de cada negócio, como, por exemplo, o grau de complexidade das operações, as áreas de atuação, o volume de dados a gerir, e o nível de automação exigido dentro dos processos envolvidos, são aspectos determinantes influenciam diretamente na capacidade de entrega do Excel, pois aplicar um recurso para além dos fins que lhe competem, pode ocasionar prejuízo como a prorrogação de processos, despesas desnecessárias, atrasos nas entregas, e incoerência de dados. Para resultados eficazes é preciso respeitar as funcionalidades as quais a ferramenta foi desenvolvida.
Uma pesquisa realizada em 2020 no Mestrado em Gestão para a Competitividade da FGV aponta que o Microsoft Excel ainda é a ferramenta mais utilizada pelas empresas para geração da informação. É importante ter clareza que o Excel não foi desenvolvido para atuar como uma ferramenta de gestão empresarial, contudo ele pode, sim, servir de apoio de soluções mais abrangentes.
Confira as situações mais comuns em que as empresas atribuem funções inadequadas ao Excel, expondo-se assim ao risco de sofrer desfalques significativos, sem ter conhecimento disso.
Crescimento Acelerado
A partir do momento que uma empresa se encontra em crescimento acelerado, novos desafios emergem e trazem consigo a necessidade de uma igual rapidez para identificação e resolução dos novos obstáculos, a fim de manter o ritmo de desenvolvimento sem perder o controle e a qualidade. Subitamente torna-se necessário lidar com um volume de dados crescentes, o gerenciamento de tarefas mais complexas, integrar informações de diferentes áreas, além da criação e implementação de automações avançadas.
Atender a essas demandas por meio do Excel é algo inviável e exige a busca por profissionais experientes com habilidades extremamente avançadas e específicas, ou então capacitar as equipes internamente. Ambas opções representam gastos significativos de tempo e dinheiro, visto que a estimativa aproximada de tempo necessário para capacitar os funcionários seria de pelo menos 200 horas de só em aulas.
O uso de planilhas nessa situação é um tiro no pé, pois existem soluções capazes de administrar de forma muito mais prática as necessidades de empresas que enfrentam crescimento abrupto, proporcionando, por exemplo, interfaces amigáveis e intuitivas que viabiliza a navegação da ferramenta por qualquer funcionário sem a necessidade de capacitá-lo.
Precisão de Dados
O uso de planilhas em negócios que possuem um volume grande de informações, é um verdadeiro desafio, que demanda tempo e esforço por parte da equipe, pois significa lidar com arquivos em locais diferentes, acessar várias guias, lidar com dados duplicados, além do fato de que a equipe de gerenciamento enfrenta a necessidade de mergulhar em grandes volumes de dados, analisar relacionamentos, examinar cada transação e outros processos para informações simples como o comportamento do comprador, atrasando também a elaboração de relatórios, análises e a tomada de decisões
Armazenar uma abundância de informações em planilhas significa lidar com arquivos em locais diferentes, acessar várias guias, lidar com dados duplicados, e mergulhar em grandes volumes de dados, sendo necessário revisar cada transação entre outros processos, atrasando também a elaboração de relatórios, e dificultando muito a tomada de decisões baseada em dados.
Esse trabalho manual aumenta consideravelmente as chances de erros humanos como equívocos nos cálculos, inserção de dados incorretos, informações incompletas e até mesmo perfis duplicados. Gargalos que afetam a precisão das informações, e geram inconsistência nos procedimentos de auditoria, dificultando, por exemplo, a identificação de possíveis fraudes, prejudicando diretamente diversas áreas.
Empresas com altos volumes de dados, se prejudicam ao usar o Excel, visto que demandam por soluções que consolidem os dados automaticamente, poupando tempo e esforço que poderão ser aproveitados de forma estratégica. Além disso, morosidade desse processo, resulta em oportunidades perdidas, além de acabar retardando os processos, e prejudicando a empresa dentro do seu segmento, a deixando vulnerável perante a concorrência.
Poupar Recursos Financeiros
A consolidação e revisão de dados muitas vezes implicam na contratação de mais funcionários, no trabalho excedente da equipe atual para conseguir cumprir as tarefas e garantir assertividade das informações, provocando estresse e desgaste e desmotivação por parte dos funcionários ao cumprir longas jornadas de trabalho para realizar tarefas operacionais que seriam facilmente automatizadas.
Muitos empreendedores têm a falsa percepção que ao manter-se no Excel estão economizando, mas, na verdade, estão muito equivocados, visto que as planilhas não atendem todas as necessidades do negócio, e acaba sendo necessário recorrer ao uso de outras soluções de baixo custo para suprir essas demandas. No final das contas, considerando que apesar de realmente econômicas de maneira isolada, o montante despendido no conjunto das várias ferramentas, ultrapassa frequentemente o valor de uma ferramenta unificada e completa, e, além disso, lidar com diversas soluções independentes, acaba descentralizando informações que como já mencionado é algo nocivo, sendo definitivamente mais vantajoso adotar uma ferramenta de gestão se a empresa realmente deseja manter uma gestão eficaz de despesas.
Relacionamento com o Cliente
A descentralização das informações não apenas dificulta o rastreamento do histórico do cliente através das planilhas, mas também impacta negativamente a capacidade das empresas de manter uma comunicação eficaz com os clientes. Essa dispersão de dados torna desafiador oferecer um atendimento personalizado, pois a falta de acesso fácil a informações consolidadas limita a compreensão completa das necessidades e preferências do cliente. Esse cenário pode resultar em interações menos eficientes e personalizadas, o que, por sua vez, pode prejudicar a satisfação do cliente e, principalmente, influenciar negativamente na retenção a longo prazo.
Para superar esses desafios e ganhar vantagens competitivas, é imprescindível a adoção do Customer Relationship Management (CRM), que viabiliza o armazenamento e acesso rápido a informações detalhadas dos clientes, permitindo um melhor entendimento de suas necessidades e momento de compra, proporcionando um atendimento cada vez mais individualizado e uma experiência consistente mesmo em interações com diferentes funcionários. Além disso, o CRM possibilita a criação de fluxos de e-mails personalizados, para o envio de promoções e comunicações de marketing direcionadas, e recursos como lembretes de eventos, reuniões com clientes, acompanhamentos, entre outros. Recursos utilizados pelas empresas para criar estratégias mais assertivas a partir do perfil demográfico e comportamental dos consumidores.
Trabalho Simultâneo
As soluções de planilhas digitais não são ferramentas colaborativas, ou seja, seus arquivos não foram projetados para serem trabalhados por mais de um usuário, havendo um alto risco de discrepâncias e falta de padronização nos relatórios. Por tanto, se um funcionário está trabalhando em um documento, os demais não devem acessá-lo, até que ele seja concluído. Além disso, no caso do Excel o acesso de um documento por mais de uma pessoa só é possível se houver um sistema interno que interligue todos os computadores, seus arquivos e aplicativos, caso contrário é preciso enviá-lo por algum meio, exceto caso seja uma solução SaaS como o Google Sheets, que, em contrapartida, tem recursos extremamente limitados, e linguagem de comandos diferentes.
Um trabalho simultâneo de qualidade é possível mediante ferramentas criadas para esse tipo de uso, o caso do sistema de ERP. Suas versões podem apresentar formatos on-premise (locais) ou SaaS pensadas e criadas para o uso simultâneo no ambiente de trabalho. Nele é também é possível conceder ou restringir o acesso de usuários a determinadas informações da empresa, mesmo sendo possível a entrada de vários indivíduos ao mesmo tempo. O ERP agiliza indiscutivelmente a troca de informações permitindo a edição colaborativa de documentos, e ao sofrer modificações, os dados de um cliente, por exemplo, ficam automaticamente visíveis para todos os envolvidos. Desta forma, os departamentos da organização podem melhorar seu trabalho em equipe e estar sempre atualizados, além de oferecer a visão unificada dos processos, função essa que transforam a gestão empresarial de muitos negócios.
Quando Recorrer ao Excel
Está claro o uso de planilhas pode comprometer a eficiência e a precisão dos processo, em cenários mais amplos e estratégicos, sendo nesses casos mais recomendado recorrer a soluções unificadas que ofereçam um panorama abrangente e facilitem a tomada de decisões. Contudo o Excel é uma ferramenta valiosa em situações onde a simplicidade e flexibilidade são essenciais. Separamos situações em que ainda há muita vantagem na utilização da ferramenta.
Baixo Volume de Dados
No caso de empresas em fase inicial, onde há pouco volume de dados, sem a necessidade de consultar dados ou armazenar informações com frequencia, o Excell pode proporcionar uma resposta rápida e direta, sem nenhuma complexidade.
Limitação financeira
O Excel tem um custo bem mais baixo em comparação as outras soluções do mercado, sendo vantajoso e atendendo bem especialmente autônomos, e para investimento inicial de micro e pequenas empresas que ainda não estão preparados para dispor de ferramentas que exigem um budget maior.
“Tarefas ad hoc”
Tarefas pontuais, ou ações específicas que são realizadas conforme a necessidade ou de maneira improvisada, em vez de seguir um plano ou procedimento previamente estabelecido. Essas tarefas geralmente surgem de situações ou demandas imprevistas, não estando diretamente relacionadas a processos regulares ou rotinas predefinidas. O termo “ad hoc” é de origem latina e significa “para isso” ou “para esta finalidade”. Tarefas ad hoc são, portanto, aquelas que são executadas de forma temporária e pontual para atender a uma necessidade específica no momento.
Análises Gráficas Específicas
o Excel possui poderosas ferramentas de análise e criação de gráficos mais intuitivos para a criação manual de gráficos para análises avançadas e personalizadas que necessitam de customizações e fórmulas específicas.
Excel: Herói ou Vilão?
A competência da solução sempre dependerá das necessidades, objetivos e principalmente do cenário da empresa no momento. Empresas que já adotaram sistemas de ERP e CRM, por exemplo, muitas vezes, ainda encontram utilidade no Excel para tarefas específicas, além do fato da solução atender muito bem autônomos, e empresas emergentes, especialmente se estão em fase inicial. O ideal é balancear o uso do Excel com soluções integradas para garantir uma gestão eficaz e tomada de decisões estratégicas embasadas em dados confiáveis.