ERP é a abreviação de “Enterprise Resource Planning,” traduzido como “Planejamento de Recursos Corporativos” é um sistema de gestão empresarial que automatiza e unifica os procedimentos de uma organização em um único software. Seus resultados comprovados o tornaram um investimento de baixo risco, pois seu amplo leque de funcionalidades facilitam a administração dos processos de maneira eficaz, coordenada e estratégica.
O sistema ERP é amplamente valorizado como uma estratégia crucial em ambientes empresariais que necessitam de adaptações contínuas e melhorias em suas operações internas. Essa tecnologia foi concebida para maximizar os benefícios da unificação e integração de processos, além de criar uma base de dados única que transcende as fronteiras físicas da organização, envolvendo clientes, fornecedores e outros stakeholders. (LIMA: CARRIERI; PIMENTEL, 2007).
Separamos algumas dicas eficazes para auxilia-los na escolha a ferramenta ideal de acordo com as necessidades do seu negócio.
A História da Solução
O antecessor do ERP era chamado de MRP (Material Resource Planning) e foi criado a fim de ser uma solução destinada a indústrias para o controle sobre a produção, a e garantia dos melhores padrões de qualidade, além dos desafios da indústria em encontrar a medida certa de matérias-primas e insumos para dar conta da produção. Suas principais funções eram: Cálculo das matérias-primas necessárias à fabricação, o controle das quantidades de insumos, e o controle do tempo de entrega conforme o ritmo das operações. Contudo, tratava-se de uma solução 100% manual, e por tanto imprecisa, devido falhas humanas, e a falta de comunicação do MRP com as demais áreas gerou novos desafios, como a produção além do que a demanda pode absorver, que causava prejuízo pelo encalhe de produtos, ou o contrário, uma produção menor do que a demanda de consumo. (Portal do ERP)
Posteriormente, em 1992, engenheiros da IBM desenvolveram um sistema que integrasse as áreas da empresa para simplificar seus processos operacionais, e poupar ainda mais tempo automatizando tarefas, sem o risco de erros humanos. Essa ferramenta abrangeria todos os setores, não só as indústrias, visto a demanda por uma solução abrangente e completa. O tal “ERP”. Desde então os negócios demandam cada vez mais foco em alinhamento estratégico, agilidade, flexibilidade, eficiência e uma gestão sistêmica e equilibrada. A transformação digital exige uma abordagem inovadora e nesse contexto, o ERP torna-se o núcleo central dessa nova forma de administração, desempenhando um papel fundamental na transformação digital.
Qual o Momento para Implementar um ERP?
Se a sua empresa está crescendo muito rápido, a tecnologia e os equipamentos que você possui não oferecem os mesmos resultados, o trabalho está se acumulando e os erros humanos são mais frequentes, não há dúvida de que esses são sinais de que sua empresa precisa de um impulso para se manter no mercado.
Em um mercado cada vez mais acirrado, permanecer ancorado em métodos ultrapassados pode resultar em desvantagens competitivas e torna-se imprescindível manter-se atualizado em relação às tendências e inovações emergentes para evitar qualquer desvantagem competitiva frente aos concorrentes do mercado.
A pesquisa “Uso da TI” da FGV em 2023 revela que 84% das empresas já utilizam algum tipo de ERP. Isso evidencia ainda mais que não aderir ao uso de tecnologias empresariais aumenta consideravelmente o risco de serem engolidas pela concorrência.
Pesquisa realizada pelo Market Research Engine mostra que até 2027 o mercado de ERP deverá ultrapassar 49,5 bilhões de dólares, portanto vemos que a implementação dessa ferramenta se tornou uma prioridade.
Identifique os Desafios do Seu Negócio
Quando se toma a decisão de integrar um ERP, não é aconselhável escolher o primeiro que passa à sua frente. De fato, existe uma enorme quantidade desse tipo de software, além de diferentes módulos. A melhor maneira de escolher com sabedoria é pensar no que você quer para sua empresa.
Primeiro, você deve fazer uma lista das necessidades atuais de sua organização. Cada negócio tem seus desafios, alguns buscam melhorar sua gestão financeira, outros querem otimizar suas atividades logísticas, enquanto outros tentam melhorar o fluxo de informações. Ter uma lista do que você quer resolver e implementar na sua empresa vai te dar uma visão mais clara de qual ferramenta você precisa.
Junto com sua equipe, você deve fazer um diagnóstico da sua situação atual e decidir quais são seus reais objetivos da implementação do ERP Ou seja, como o ERP irá atender as necessidades do seu negócio e qual a abrangência que ele terá em seus principais indicadores. Com essas informações claras, fica possível escolher a opção capaz de suprir as necessidades e auxiliar nos principais desafios que prejudicam o desempenho e consequentemente o desenvolvimento da empresa.
A chave é diagnosticar os problemas que o levaram a implementar o ERP e dessa forma, você pode visualizar melhor a necessidade específica. Se possível, reúna os responsáveis de cada uma das áreas do seu negócio para listar as seguintes informações, lembrando que os dados devem estar atualizados:
-Número de funcionários total, e por área (para posteriormente identificar onde há maior necessidade de automações, por exemplo)
-Número médio de clientes/vendas (depende do segmento da empresa, mas o objetivo é entender o se a demanda da empresa é baixa, média ou alta)
-Quais os principais desafios enfrentados por cada uma das áreas.
-Enumere as etapas dos principais processos e compreenda o funcionamento de cada uma delas. (Procure ter uma noção da complexidade desses processos e do volume de dados requeridos).
-Calcule o tempo médio gasto em cada uma das etapas.
O Funcionamento do ERP
Arquitetura
A arquitetura de um sistema ERP descreve como os componentes do software estão estruturados, organizados e interagem entre si. Existem duas opções principais, a modular e a monolítica. A escolha delas depende das necessidades da organização para diferentes necessidades e preferências da organização.
ERP Modular
Nesse caso, o sistema é construído em módulos separados, cada um focado em uma função específica (por exemplo, finanças, recursos humanos, produção), e estarão interconectados, proporcionando uma visão unificada e abrangente dos processos, com atualização instantânea das informações. As arquiteturas modulares oferecem maior flexibilidade, permitindo a adaptação de módulos conforme necessário, pois podem ser adquiridos e implementados de forma independente.
Essa abordagem oferece uma vantagem significativa, pois elimina a necessidade de adquirir um ERP completo com funcionalidades excessivas. Optar apenas pelos módulos essenciais agiliza o projeto, proporcionando uma instalação mais rápida, possibilitando que as empresas personalizem sua implementação de acordo com suas necessidades específicas.
ERP Monolítico
Aqui, todas as funcionalidades estão integradas em um único sistema. Qualquer modificação ou atualização afeta o sistema como um todo. As arquiteturas monolíticas podem ser mais simples de gerenciar, pois todos os componentes estão integrados.
Modelos de Implantação
Para conseguir aproveitar a ferramenta de maneira rentável, é necessário entender que cada ferramenta vai exigir um nível de conhecimento e treinamento, que variam significativamente. Algumas soluções apresentam um ambiente de interação modernos e fáceis de usar, outros podem ser mais complexos e difíceis de navegar, enquanto outros oferecem autonomia aos usuários por serem personalizáveis.
É crucial levar em consideração a quantidade de funcionários e estimar o tempo que o treinamento vai demandar, considerando a disponibilidade e o perfil dos funcionários, para assim estabelecer o grau de dificuldade máximo que a ferramenta pode ter. Empresa com muitos funcionários ou que tem urgência para a implantação, devem considerar apenas opções de interfaces fáceis e diferentemente de empresas com poucos colaboradores e sem urgência que se permitem um processo mais tranquilo.
ERP Local (On-Premise)
Um ERP local é instalado nos servidores da própria empresa, exigindo hardware dedicado e manutenção local. Os usuários acessam o sistema internamente, na rede da empresa. Esse formato oferece controle total sobre o sistema, mas também demanda custos de infraestrutura e manutenção mais elevados.
ERP na Nuvem (Cloud ERP)
Um ERP na nuvem é hospedado em servidores remotos, acessado via internet. Isso elimina a necessidade de infraestrutura local e oferece maior flexibilidade e escalabilidade. Os usuários podem acessar o sistema de qualquer lugar com conexão à internet.
ERP Hospedado (Hosted ERP)
Nesse formato, o ERP é instalado em servidores de terceiros, não na infraestrutura local da empresa. Os usuários acessam o sistema via internet, mas a empresa ainda precisa gerenciar personalizações e atualizações.
Personalização
Os ERPs oferecem diferentes níveis de flexibilidade e adaptabilidade, permitindo que as empresas escolham a abordagem que melhor as atenda.
ERP de Código Aberto
-Definição: Software que pode ser modificado e personalizado livremente.
-Características: Flexibilidade para ajustes e modificações, com acesso ao código-fonte.
ERP de Código Fechado
-Definição: Software comercial que requer pagamento de licenças. As personalizações são geralmente mais limitadas em comparação ao ERP de código aberto.
-Características: Geralmente, não permite acessar ou modificar diretamente o código-fonte.
ERP Vertical
-Definição: Projetado para atender a indústrias específicas (saúde, varejo, manufatura), com funcionalidades adaptadas às necessidades desses setores.
-Características: Customizado para atender demandas específicas de um setor ou indústria.
ERP Personalizado
-Definição: Desenvolvido sob medida para uma empresa específica, atendendo exatamente às suas necessidades. Pode ser construído internamente ou por um desenvolvedor contratado.
-Características: Totalmente adaptado aos processos e requisitos da empresa em questão.
Investimento
Estabeleça um budget disponível para a solução, levando em conta as demandas do negócio, e o custo-benefício ofertado. Nessa etapa o trabalho em conjunto com o responsável financeiro é muito importante.
Lembre-se de não tentar economizar de um lado para depois perder do outro na hora de definir o investimento. Adquirir um software mais barato que não atende as demandas, fará necessário a contratação de serviços terceirizados, que são custos extras. E a utilização de um ERP gratuito também não é uma opção estratégica, visto que essas versões limitam o número de acesso a ferramenta, e restringem algumas funcionalidades, o que consequentemente também ocasionará despesas extras.
Por outro lado é necessário tomar cuidado para não se deslumbrar por ferramentas exorbitantes. Mantenha o foco nas opções que realmente atendam as necessidades do negócio e estejam dentro do budget, evitando assim, possíveis comprometimentos financeiros. A medida que os lucros forem sendo gerados é factível aderir um upgrade da solução.
Acompanhe desde os primeiros meses como anda a relação custo-benefício da ferramenta, ou seja, se os benefícios justificam os gastos. A previsibilidade de retorno financeiro e perspectiva das otimizações esperadas pelo uso contínuo da ferramenta.
Conheça de Perto
Agende demonstrações com os provedores dos ERPs, e conheça de perto as interfaces e funcionamento das opções disponíveis no mercado. É importante que sua empresa se sinta confiante e segura durante a demonstração e que o parceiro entenda suas necessidades, e seja capaz de detectar todas as áreas de melhorias da empresa pois a partir desse diagnóstico você também contará com sua ajuda para escolher a versão e funcionalidades de ERP que mais se encaixam com as demandas do negócio.
Concluindo…
A escolha do ERP ideal é um passo crucial para o sucesso e a eficiência de uma empresa na era digital. Portanto, é essencial considerar fatores como funcionalidades, arquitetura, facilidade de uso, o momento, e o investimento. E uma consultoria especializada pode ser de muito auxilio, em caso de maiores dificuldade ou dúvidas durante o processo de escolha do ERP que melhor se adequa às demandas empresariais. A consultoria parceira pode realizar uma análise da sua infraestrutura e do estado atual dos seus procedimentos, ele lhe dará uma proposta de solução mais segura e que satisfaça cada ponto de urgência do seu negócio.